玩機教程：辦公室新手搞定Word打印的實用技巧

今天要來給大家介紹下辦公室新手搞定Word打印的實用技巧，之所以要來給大家針對這個辦公室新手搞定Word打印的實用技巧進行一個介紹的主要目的是現(xiàn)在很多小伙伴門對于辦公室新手搞定Word打印的實用技巧了解是非常少的，都不知道具體的是怎么回事，那么感興趣的小伙伴可以看下下面的介紹哦。

一、基礎(chǔ)篇

1.打印指定頁碼

有些時候，我們只希望打印文檔中的某些頁碼。那么，只要點擊菜單命令“文件→打印”，在打開的“打印”對話框中，選中“當(dāng)前頁”單選項，那么就可以打印當(dāng)前鼠標(biāo)所在的頁面內(nèi)容;如果我們選中“頁碼范圍”單選項，那就可以隨意指定打印頁碼了。假如我們要打印的頁碼是連續(xù)的，那么只要在“頁碼范圍”處輸入起始和終止的頁碼，中間用“-”連接就可以了。比如輸入“3-7”，那么就會打印第三頁到第七頁的內(nèi)容。

假如要打印的是不連續(xù)的頁碼內(nèi)容，那么就要依次輸入所要打印的頁碼，中間用逗號間隔。如輸入“2,5,8,10”，那就會打印第2、5、8、10頁的內(nèi)容。當(dāng)然，我們也可以混用這兩種方法。比如輸入“1,3-5”可以打印第一頁和第三頁到第五頁的全部內(nèi)容，如圖1所示。

圖1

2.打印奇數(shù)頁或偶數(shù)頁

如果我們要在紙的兩面都進行打印，那么可以選擇奇數(shù)頁與偶數(shù)頁分別打印。只要點擊圖1所示“打印”對話框中“打印”列表框中的“奇數(shù)頁”選項或“偶數(shù)頁”選項就可以了。如圖2所示。

圖2

3.打印指定區(qū)域

在某些時候，我們要打印的也許并不是連續(xù)的頁碼，也不是非連續(xù)的頁碼，而只是文檔中的某些特定內(nèi)容，它們也許跨頁或者跨節(jié)。那么此時，如果打印這些指定的區(qū)域呢?方法其實很簡單，先在文檔中選中這些內(nèi)容，然后點擊菜單命令“文件→打印”。此時，在打開的“打印”對話框中，“所選內(nèi)容”單選項就成為可用的了。對，選中它就可以了。如圖3所示。

圖3

4.打印隱藏文字

有些時候我們會在文檔中設(shè)置隱藏文字，比如老師們在制作試卷時會把答案設(shè)置成隱藏文字。但在打印文檔時也許會要求把這些隱藏文字一并打印出來，比如老師們也會把試卷連同答案一并打印供自己作為樣卷使用。那么，如何打印這些隱藏文字呢?

點擊菜單命令“工具→選項”，在打開的“選項”對話框中點擊“打印”選項卡，選中“打印文檔的附加信息”下的“隱藏文字”復(fù)選項，如圖4所示。這樣，打印時就會連同隱藏文字一并打印了。

圖4

二、提高篇

1.在打印預(yù)覽中編輯文本

一般我們會點擊菜單命令“文件→打印預(yù)覽”，然后在打開的預(yù)覽窗口中觀察我們的打印設(shè)置是否合理。如果此時發(fā)現(xiàn)問題，我們得關(guān)閉預(yù)覽窗口回到文檔中進行相應(yīng)編輯操作。

其實，默認(rèn)情況下，預(yù)覽窗口中鼠標(biāo)指針為放大鏡形，此時相當(dāng)于已經(jīng)點擊了放大功能，所以，單擊文檔會將文檔放大顯示。

所以，我們只要單擊工具欄上“放大鏡”按鈕，那么鼠標(biāo)指針就會由放大鏡形狀變成 I 形，此時我們就可以開始修改文檔了，如圖5所示。

圖5

2.避免文檔在打印時排至另一頁

有時我們的文檔在最后一頁只有短短的一行或幾行，既浪費紙張也不好看。如何避免這個問題呢?有一個簡單的方法是：點擊菜單命令“文件→打印預(yù)覽”。在打開的預(yù)覽窗口中點擊工具欄中的“縮小字體填充”按鈕，那么Word會自動縮小文檔中所使用的每種字體的字號，并把最后頁中的那幾行并入到前面的頁中，如圖6所示。

圖6

3.取消打印批注

批注是多人合作編輯文檔時經(jīng)常用到的功能，默認(rèn)情況下批注是可以直接打印出來的。但是當(dāng)文檔已經(jīng)編輯完成的時候，那批注其實已經(jīng)沒有什么用處了。那么，如何在打印時不打印那些批注呢?其實，用不著逐個刪除文檔中的批注的。只要我們在“打印”對話框中在“打印內(nèi)容”的列表中選擇“文檔”就可以了，如圖7所示。

圖7

4.打印特定章節(jié)

如果我們編輯的文檔比較復(fù)雜，經(jīng)常需要插入一些分節(jié)符，將文檔并成若干節(jié)，并在各個小節(jié)中分別設(shè)置頁碼。但我們在打印文檔時，可能會只打印第二節(jié)的第二頁到第五節(jié)的第三頁。那么，此時，如何設(shè)置呢?

還是點擊菜單命令“文件→打印”，打開那個“打印”對話框。選中“頁碼范圍”單選項，在后面的輸入框中輸入“p2s2-p3s5”就可以了，如圖8所示?？闯鰜砹税?字母“p”后面的數(shù)字表示頁碼，而字母“s”后面的數(shù)字表示節(jié)號。

圖8

所以，如果要打印第二節(jié)全部的內(nèi)容，那么在輸入框中直接輸入“s2”就行了。如果輸入“s2,s5”，那么打印的就是第二節(jié)和第五節(jié)的全部內(nèi)容了。當(dāng)然，只打印第三節(jié)的第二頁到第七頁的內(nèi)容，應(yīng)該輸入的就是“p2s3-p7s3”了。

三、技巧篇

1.直接打印沒商量

通常我們打印都是啟動Word，打開要打印的文檔，然后點擊“打印”按鈕進行打印。這當(dāng)然沒錯，但如果要打印的內(nèi)容很多，而我們卻并不需要逐個文檔進行打印設(shè)置的話，那這些操作就顯得太羅嗦了。

其實我們完全可以在資源管理器窗口中，選中一個或多個Word文檔，單擊右鍵，單擊彈出菜單中的“打印”選項。這樣系統(tǒng)會自動打開Word應(yīng)用程序，同時將選中的文檔直接發(fā)送到打印機中進行打印。而打印結(jié)束后，Word程序會自動關(guān)閉。方便吧?

2.沒有打印機也打印預(yù)覽

打印預(yù)覽可以幫助我們在打印之前觀察打印效果，以避免無謂的錯誤。但這個功能需要打印機的支持。如果我們沒有打印機，如何解決問題呢?其實很簡單，我們可以虛擬一個打印機解決問題。

在控制面板中打開打印機窗口，雙擊“添加打印機”圖標(biāo)。在打開的安裝向?qū)Т翱谥校葘?ldquo;本地打印機”選中，然后在生產(chǎn)商列表和打印機列表中，隨意選一項(盡量選擇我們熟悉的或與以后可能用到的打印機型號相近或相同的打印機型號)，如圖9所示。選中“希望把這臺打印機設(shè)置為Windows應(yīng)用程序的默認(rèn)打印機”，“端口設(shè)置”保持默認(rèn)數(shù)值。如果提示“要打印測試頁嗎?”，選擇“否”。點擊“完成”，系統(tǒng)會自動完成其它的操作。當(dāng)打印機窗口中出現(xiàn)了新打印機圖標(biāo)時，就表明虛擬打印機已經(jīng)安裝好了。此時，我們就可以“打印預(yù)覽”，并預(yù)覽到打印效果了。

圖9

3.壓縮打印，大紙變小紙

家用的打印機通常是A4幅面的，但我們卻要打印A3幅面的文檔，怎么辦?不要緊，還是點擊菜單命令“文件→打印”，打開“打印”對話框。如圖10所示，在“縮放”下，在“按紙張大小縮放”框中選擇要使用的紙張大小A4。Word 會對頁面進行縮放以適應(yīng)我們選擇的紙張大小，A3的文檔很輕松地就會在A4紙上打印出來，相當(dāng)于復(fù)印機上的“縮小/放大”功能。

圖10

好了，就先到這里吧。相信有了上面這幾招墊底兒，應(yīng)付一般情況下的Word打印問題也應(yīng)該沒什么問題了。說不定，在某種情況下，咱也可以混個“高手”的帽子戴戴呢!